一、范围
本标准适用于天津市各级机关、事业单位、企事业单位等生产、管理、利用文书类电子文件的单位和个人。

二、引用标准
GB/T 15834-2011 信息与文献——参考文献著录规则
GB/T 20968-2007 信息与文献——数字化保存的元数据
GB/T 28281-2012 信息与文献——数字化保存的文件格式
GB/T 30773-2014 信息与文献——数字化保存的文件名
GB/T 32937-2016 信息与文献——数字化保存的文件存储

三、术语和定义
3.1 文书类电子文件
指各级机关、事业单位、企事业单位等生产、管理、利用的各类电子文件，包括但不限于公文、报表、合同、协议、决策、规划、方案、报告、调研、档案等。

3.2 元数据
指描述文书类电子文件的数据，包括但不限于文件名称、文件格式、文件大小、文件创建时间、文件修改时间、文件所有者、文件权限、文件摘要、文件关键词、文件分类、文件来源、文件描述等。

3.3 元素
指元数据中的基本单位，包括但不限于文件名称、文件格式、文件大小、文件创建时间、文件修改时间、文件所有者、文件权限、文件摘要、文件关键词、文件分类、文件来源、文件描述等。

3.4 元素值
指元素所包含的具体信息，如文件名称为“关于加强环境保护工作的通知”，文件格式为“docx”，文件大小为“2.5MB”等。

四、基本要求
4.1 文书类电子文件应当按照本标准规定的元素进行描述，确保元数据的完整性、准确性和一致性。
4.2 文书类电子文件的元数据应当与文件内容相符，不得随意篡改、删除或伪造。
4.3 文书类电子文件的元数据应当具有可读性、可搜索性、可交换性和可追溯性。
4.4 文书类电子文件的元数据应当遵循GB/T 20968-2007《信息与文献——数字化保存的元数据》的规定。

五、元素定义
5.1 文件名称
文件名称是文书类电子文件的名称，应当简明扼要、具有代表性，不得使用无意义的名称或过长的名称。
5.2 文件格式
文件格式是文书类电子文件的格式，应当遵循GB/T 28281-2012《信息与文献——数字化保存的文件格式》的规定，不得使用过时的或不兼容的格式。
5.3 文件大小
文件大小是文书类电子文件的大小，应当以字节为单位，保留两位小数，如“2.50MB”。
5.4 文件创建时间
文件创建时间是文书类电子文件的创建时间，应当遵循ISO 8601标准，格式为“YYYY-MM-DDTHH:MM:SS”，如“2022-01-01T12:00:00”。
5.5 文件修改时间
文件修改时间是文书类电子文件的修改时间，应当遵循ISO 8601标准，格式为“YYYY-MM-DDTHH:MM:SS”，如“2022-01-01T12:00:00”。
5.6 文件所有者
文件所有者是文书类电子文件的所有者，应当包括姓名、单位、联系方式等信息。
5.7 文件权限
文件权限是文书类电子文件的访问权限，应当包括公开、限制、保密等级等信息。
5.8 文件摘要
文件摘要是文书类电子文件的摘要信息，应当简明扼要、具有代表性，不得超过200个字符。
5.9 文件关键词
文件关键词是文书类电子文件的关键词信息，应当包括主题词、人名、地名、机构名等信息，不得超过10个关键词。
5.10 文件分类
文件分类是文书类电子文件的分类信息，应当遵循GB/T 15834-2011《信息与文献——参考文献著录规则》的规定，包括但不限于文件类型、文件主题、文件产生单位等信息。
5.11 文件来源
文件来源是文书类电子文件的来源信息，应当包括文件产生单位、文件产生人、文件产生时间等信息。
5.12 文件描述
文件描述是文书类电子文件的描述信息，应当包括文件内容、文件用途、文件特点等信息。

六、元素值规范
6.1 文件名称
文件名称应当简明扼要、具有代表性，不得使用无意义的名称或过长的名称，如“关于加强环境保护工作的通知”。
6.2 文件格式
文件格式应当遵循GB/T 28281-2012《信息与文献——数字化保存的文件格式》的规定，不得使用过时的或不兼容的格式，如“docx”。
6.3 文件大小
文件大小应当以字节为单位，保留两位小数，如“2.50MB”。
6.4 文件创建时间
文件创建时间应当遵循ISO 8601标准，格式为“YYYY-MM-DDTHH:MM:SS”，如“2022-01-01T12:00:00”。
6.5 文件修改时间
文件修改时间应当遵循ISO 8601标准，格式为“YYYY-MM-DDTHH:MM:SS”，如“2022-01-01T12:00:00”。
6.6 文件所有者
文件所有者应当包括姓名、单位、联系方式等信息，如“张三，天津市政府办公厅，010-12345678”。
6.7 文件权限
文件权限应当包括公开、限制、保密等级等信息，如“公开”。
6.8 文件摘要
文件摘要应当简明扼要、具有代表性，不得超过200个字符，如“本通知要求各单位加强环境保护工作，确保环境质量稳定提升”。
6.9 文件关键词
文件关键词应当包括主题词、人名、地名、机构名等信息，不得超过10个关键词，如“环境保护、通知、天津市政府”。
6.10 文件分类
文件分类应当遵循GB/T 15834-2011《信息与文献——参考文献著录规则》的规定，包括但不限于文件类型、文件主题、文件产生单位等信息，如“政府文件、环境保护、天津市政府办公厅”。
6.11 文件来源
文件来源应当包括文件产生单位、文件产生人、文件产生时间等信息，如“天津市政府办公厅、张三、2022-01-01”。
6.12 文件描述
文件描述应当包括文件内容、文件用途、文件特点等信息，如“本通知要求各单位加强环境保护工作，是天津市政府办公厅的一份重要文件，具有指导意义”。

七、元素关系
7.1 文件名称、文件格式、文件大小、文件创建时间、文件修改时间、文件所有者、文件权限、文件摘要、文件关键词、文件分类、文件来源、文件描述等元素之间应当相互关联、相互独立。
7.2 文件名称、文件格式、文件大小、文件创建时间、文件修改时间、文件所有者、文件权限、文件摘要、文件关键词、文件分类、文件来源、文件描述等元素之间应当保持一致性、完整性、准确性。

八、元数据格式
8.1 元数据应当采用XML格式进行描述，符合GB/T 20968-2007《信息与文献——数字化保存的元数据》的规定。
8.2 元数据应当包括文件名称、文件格式、文件大小、文件创建时间、文件修改时间、文件所有者、文件权限、文件摘要、文件关键词、文件分类、文件来源、文件描述等元素。

九、元数据交换方式
9.1 元数据应当采用XML格式进行交换，符合GB/T 20968-2007《信息与文献——数字化保存的元数据》的规定。
9.2 元数据交换应当遵循GB/T 30773-2014《信息与文献——数字化保存的文件名》的规定，文件名应当包括文件名称、文件格式、文件创建时间等信息。

相关标准
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GB/T 30773-2014 信息与文献——数字化保存的文件名
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