DA/T 21-1999
档案缩微品保管规范
发布时间:1999-05-31 实施时间:1999-12-01
档案缩微品是指通过缩微技术制作的档案复制品,具有保存原件、节约存储空间、方便查阅等优点,是档案管理中常用的一种数字化手段。然而,档案缩微品的保管工作也面临着一系列的挑战,如何保证缩微品的安全、完整、可靠,是档案管理工作中需要重视的问题。
1. 缩微品的存放
缩微品应当存放在干燥、通风、防尘、防潮、防火、防盗的环境中,避免阳光直射、高温、高湿等不利因素的影响。缩微品的存放区域应当设置标识,明确缩微品的种类、数量、存放位置等信息,方便管理和检索。
2. 缩微品的保护
缩微品应当采取防静电、防磁、防震、防振、防腐等措施,保证缩微品的安全性和稳定性。对于易受损的缩微品,应当采取特殊的保护措施,如加固、封装、隔离等。同时,应当定期对缩微品进行检查、清洁、维护,确保缩微品的完整性和可读性。
3. 缩微品的检索
缩微品的存放位置应当记录在档案管理系统中,方便检索。对于大量的缩微品,应当建立索引,便于查找。同时,应当制定缩微品的借阅和归还制度,确保缩微品的安全性和完整性。
4. 缩微品的利用
缩微品的利用应当遵循档案管理的相关规定,保证缩微品的安全性和完整性。对于需要复制的缩微品,应当采取合适的复制方式,保证复制品的质量和可读性。对于需要转换格式的缩微品,应当采取合适的转换方式,保证转换后的文件的质量和可读性。
相关标准
GB/T 11718-1989 档案缩微品技术条件
GB/T 11719-1989 档案缩微品质量检验方法
GB/T 11720-1989 档案缩微品标志和包装
GB/T 11721-1989 档案缩微品存储条件
GB/T 11722-1989 档案缩微品检索方法