档案缩微品是指将档案资料通过缩微技术制成的微缩胶片或电子文件,以便于保存、传输和利用。为了保证档案缩微品的质量和可靠性,需要制作记录来记录制作过程中的各项参数和操作,以便于后续的质量控制和质量评估。
档案缩微品制作记录应包括以下内容:
1. 缩微设备的型号、规格和编号;
2. 缩微胶片或电子文件的规格、数量和编号;
3. 缩微设备的调整参数,包括曝光时间、放大倍率、对比度等;
4. 缩微设备的操作记录,包括操作人员、操作时间、操作步骤等;
5. 缩微品的检查记录,包括检查人员、检查时间、检查结果等;
6. 缩微品的存储记录,包括存储位置、存储时间、存储条件等。
档案缩微品制作记录应按照一定的格式进行记录,以便于后续的查阅和管理。具体的格式要求如下:
1. 记录表头应包括缩微设备的型号、规格和编号,缩微胶片或电子文件的规格、数量和编号,以及记录的日期和编号;
2. 记录表格应包括缩微设备的调整参数、操作记录、检查记录和存储记录等各项内容;
3. 记录表格应按照时间顺序进行记录,每一条记录应包括记录时间、记录人员、记录内容等信息;
4. 记录表格应具有一定的可读性和易于管理性,可以采用电子表格或纸质表格进行记录。
档案缩微品制作记录应由专门的人员进行记录和管理,记录人员应具有一定的缩微技术和档案管理知识,以保证记录的准确性和完整性。记录应及时进行,以便于后续的质量控制和质量评估。
相关标准
GB/T 15801-1995 档案缩微技术术语
GB/T 15802-1995 档案缩微技术规范
GB/T 15803-1995 档案缩微品质量检验方法
GB/T 15804-1995 档案缩微品存储条件
GB/T 15805-1995 档案缩微品档案管理规范