DA/T 22-2015
归档文件整理规则
发布时间:2015-10-25 实施时间:2016-06-01


归档文件是指已经完成业务处理,需要长期保存的文件。归档文件的整理和管理是档案管理工作的重要组成部分。DA/T 22-2015归档文件整理规则规定了归档文件的整理、分类、编号、装订、标识、存放等方面的要求,具体内容如下:

1.整理要求
归档文件应按照业务分类、时间顺序、文件类型等进行整理,确保文件的完整性和可查性。对于同一业务的文件,应按照文件编号或者文件名称进行排序,方便查找和管理。

2.分类要求
归档文件应按照业务分类进行分类,每个业务应设立一个文件夹或者盒子,文件夹或者盒子应标明业务名称、时间范围、文件类型等信息。对于跨业务的文件,应按照主题或者时间进行分类。

3.编号要求
归档文件应按照一定的编号规则进行编号,编号应包括业务编号和文件编号两部分。业务编号应由机构或者单位自行制定,文件编号应按照时间顺序进行编排,确保文件的唯一性和可查性。

4.装订要求
归档文件应采用钢钉装订或者胶装装订,装订应牢固、美观、方便翻阅。对于较大的文件,应采用分卷装订,每卷不宜过厚。

5.标识要求
归档文件应在封面或者背面标明文件名称、文件编号、业务名称、时间范围、文件类型等信息,确保文件的可识别性和可查性。对于重要文件,应在封面或者背面标明密级和保密期限。

6.存放要求
归档文件应存放在专门的档案室或者档案库中,应按照业务分类、时间顺序、文件类型等进行存放,确保文件的安全性和完整性。对于重要文件,应采取防火、防水、防盗等措施,确保文件的安全。

相关标准
GB/T 15834-2011档案管理术语
GB/T 15836-2011档案管理规范
GB/T 15837-2011档案管理文件编制规则
GB/T 15838-2011档案管理文件传递规则
GB/T 15839-2011档案管理文件销毁规则