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随着信息技术的不断发展,信息与文献管理已经成为组织管理中不可或缺的一部分。记录是组织管理中最重要的资源之一,它们记录了组织的历史、业务活动和决策过程等重要信息。因此,记录管理的重要性不言而喻。BS ISO 30301:2019 - TC标准的出现,为记录管理提供了一套全面的要求和指南。
该标准要求组织应该建立记录管理系统,以确保记录的有效性、可靠性和完整性。记录管理系统应该包括记录管理政策、记录管理程序、记录管理计划、记录管理流程和记录管理指南等要素。记录管理政策应该明确记录管理的目标、原则和责任等方面的要求。记录管理程序应该规定记录管理的具体流程和操作要求。记录管理计划应该制定记录管理的具体计划和时间表。记录管理流程应该确保记录的创建、维护、使用、保护和处置等方面的要求得到满足。记录管理指南应该提供记录管理的具体指导和操作方法。
此外,该标准还要求组织应该制定记录分类和标识方案,以确保记录的可追溯性和可检索性。记录分类和标识方案应该根据组织的业务活动和管理需求进行制定,并应该得到组织内部和外部的认可和遵守。
该标准还要求组织应该制定记录保护和安全措施,以确保记录的机密性、完整性和可用性。记录保护和安全措施应该包括记录备份、恢复、加密、访问控制和灾难恢复等方面的要求。组织应该制定记录保护和安全措施的具体方案,并应该得到组织内部和外部的认可和遵守。
最后,该标准还要求组织应该制定记录处置方案,以确保记录的合法性、合规性和安全性。记录处置方案应该根据组织的业务活动和管理需求进行制定,并应该得到组织内部和外部的认可和遵守。
相关标准:
- ISO 15489-1:2016 - TC:信息与文献管理. 文件管理. 第1部分:一般要求
- ISO 15489-2:2016 - TC:信息与文献管理. 文件管理. 第2部分:操作
- ISO 27001:2013 - TC:信息技术. 安全技术. 信息安全管理系统. 要求
- ISO 9001:2015 - TC:质量管理系统. 要求
- ISO 14001:2015 - TC:环境管理系统. 要求与指南